Arbeidstilsynet var på tilsyn ved Det utdanningsvitenskapelige fakultet ved Universitetet i Oslo i juni. Resultatet ble et pålegg: UiO må styrke kartleggingen av arbeidsmiljøet og lage en konkret plan for å redusere psykososiale og organisatoriske risikofaktorer.
Saken har fått oppmerksomhet fordi den rammer en stor og ressurssterk institusjon. Men det den egentlig viser, er noe som gjelder alle virksomheter: Systematisk HMS-arbeid er ikke en formalitet man kan skyve foran seg. Det er selve grunnlaget for et forsvarlig arbeidsmiljø.
Hva var bakgrunnen for pålegget?
Ved tilsynet fant Arbeidstilsynet flere positive sider ved arbeidsmiljøet ved fakultetet, men også utfordringer – særlig knyttet til det psykososiale arbeidsmiljøet, altså hvordan de ansatte opplever arbeidshverdagen og samspillet med kollegaer.
Etter Arbeidstilsynets vurdering hadde UiO ikke oppfylt sine plikter til systematisk HMS-arbeid etter arbeidsmiljøloven, og dette ble sett som en underliggende årsak til utfordringene på fakultetet. Når kartleggingen av risiko ikke er god nok, mangler virksomheten grunnlaget for å identifisere og håndtere risiko – og dermed øker sannsynligheten for at kravene til arbeidsmiljøet ikke er oppfylt. På denne bakgrunn vurderte Arbeidstilsynet at også kravet til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø ikke var oppfylt ved UiO.
Dette illustrerer en sammenheng mange undervurderer: Systematisk HMS-arbeid og et forsvarlig arbeidsmiljø henger tett sammen. Uten kartlegging og oppfølging er det tilfeldig om man fanger opp det som faktisk skaper problemer.
Hva sier regelverket?
Arbeidsmiljøloven stiller krav om at arbeidsgiver skal jobbe systematisk med helse, miljø og sikkerhet på alle nivåer i virksomheten. Dette innebærer blant annet å kartlegge farer og risiko, sette mål for HMS-arbeidet og følge opp med konkrete tiltak.
Loven stiller også et generelt krav om at arbeidsmiljøet til enhver tid skal være fullt forsvarlig, vurdert opp mot faktorer som kan påvirke ansattes fysiske og psykiske helse. Det psykososiale arbeidsmiljøet – hvordan man har det på jobb og i møte med kollegaer – er en egen del av dette bildet.
(Den konkrete listen over hvilke bestemmelser Arbeidstilsynet mente var brutt i UiO-saken, kjenner vi ikke i detalj)
Hvordan reagerte UiO?
Det er verdt å trekke frem hvordan fakultetet håndterte situasjonen: Vedtaket ble ikke påklaget. I stedet varslet fakultetsledelsen at det skal utarbeides en risikovurdering og en prioritert tiltaksplan, med deltakelse fra ansatte, verneombud og bedriftshelsetjenesten.
Det er en fornuftig respons. Når et tilsyn avdekker svakheter, er det bedre å bruke funnene til å styrke arbeidet fremover enn å bruke tid og ressurser på å bestride konklusjonen. Fagforeningen Forskerforbundet har på sin side pekt på at rutinene for planlegging og oppfølging av tiltak ikke har vært gode nok, og at de ønsker tettere involvering av tillitsvalgte og ansatte videre i prosessen.
Hva betyr dette i praksis for andre virksomheter?
Denne saken er ikke unik for universiteter. Mønsteret går igjen i mange virksomheter, uansett bransje:
HMS-arbeidet blir for reaktivt. Man håndterer problemer etter at de har oppstått, i stedet for å kartlegge risiko systematisk og jevnlig.
Det psykososiale arbeidsmiljøet prioriteres lavere enn fysisk sikkerhet, selv om loven stiller like klare krav til begge deler.
Tillitsvalgte og verneombud kobles inn for sent – ofte først når noe allerede har gått galt.
Kartlegging gjøres, men følges ikke opp med konkrete, prioriterte tiltak og en tydelig plan.
For arbeidsgivere og ledere er konsekvensen tydelig: Det er ikke nok å ha gjennomført en arbeidsmiljøundersøkelse en gang i blant. Kravet er en løpende, dokumentert prosess der funn faktisk fører til handling.
For ledere med personalansvar handler dette også om å forstå hvor grensen går mellom det som er godt nok og det som faktisk oppfyller lovens krav. Mange opplever at de har «gjort noe», uten at det er tilstrekkelig strukturert til å tåle et tilsyn.
Hvordan bygge et systematisk HMS-arbeid som holder
Et godt utgangspunkt er å stille seg noen konkrete spørsmål:
Har vi en oppdatert kartlegging av risiko, inkludert det psykososiale arbeidsmiljøet?
Er det satt klare mål for HMS-arbeidet, og er ansvaret fordelt tydelig i organisasjonen?
Blir funn fulgt opp med en prioritert tiltaksplan – ikke bare en rapport i en skuff?
Er ansatte, verneombud og tillitsvalgte involvert underveis, ikke bare i etterkant?
Dette er nettopp det som skiller HMS-arbeid som fungerer i praksis fra HMS-arbeid som bare eksisterer på papiret.
Kilde: Arbeidstilsynet fant lovbrudd ved UiO
Relevant opplæring hos GTM Kompetanse
For ledere som ønsker en bedre forståelse av hva systematisk HMS-arbeid faktisk krever – både juridisk og i praksis – kan et kurs innen HMS for ledere være et godt sted å starte. Målet er ikke bare å kjenne til reglene, men å kunne bygge en HMS-prosess som tåler både hverdagen og et tilsyn.
HMS-arbeid er samtidig ikke bare et lederansvar. Ansatte skal involveres i kartlegging og oppfølging, og da er det en fordel at flere i virksomheten har en felles forståelse av hva HMS-arbeidet innebærer. Vårt nettkurs, HMS-kurs for ansatte, kan bidra til at flere kjenner igjen risiko i egen arbeidshverdag og vet hvordan de skal melde fra.
Det psykososiale arbeidsmiljøet, som er kjernen i UiO-saken, handler også om noe konkret: Hvordan ledere og kollegaer håndterer situasjoner der noen sliter, er utsatt for konflikt eller opplever press over tid. Her tilbyr vi et klasseromskurs i psykososial førstehjelp, der deltakerne får trening i å oppdage varselsignaler tidlig og reagere på en trygg og riktig måte. Dette er praktisk kompetanse som utfyller det systematiske HMS-arbeidet – man kan ha gode rutiner på papiret, men det er menneskene i organisasjonen som i praksis fanger opp og håndterer det som skjer.